Un caso práctico. La entrevista comercial con el Director de Compras

Lo más importante para tener éxito será preparar previamente la entrevista. Obviamente también debemos conocer en profundidad nuestra oferta de productos / servicios y que cualidades destacan frente a los competidores. Siempre en la preparación de la visita será recomendable al menos:

1. Analizar la información clave.

2. Fijar los objetivos.

3. Planificar nuestra actuación para la venta.

4.   Realizar una preparación psicológica antes de la reunión.

1º- ANALIZAR LA INFORMACIÓN

Intentar recopilar y analizar toda la información posible sobre la empresa y sobre nuestro interlocutor concreto en la reunión.

Sobre la empresa:

1. Investigar cuales son las prioridades del sector (es un mercado en recesión o pujante…), y también la situación económica y financiera de la empresa en cuestión (está expandiéndose, amplían plantilla…) para saber si esto puede influir en el proceso de compra. Entre otros aspectos informarse sobre su facturación global, el nº de proveedores y sus criterios de selección, las características y hábitos de compra de los clientes de la empresa, los ciclos de venta…

2. Revisar algunos estudios de mercado centrados en la satisfacción de nuestros clientes.

3. Buscar empresas que trabajen en la misma actividad y que ya sean nuestros clientes para utilizarlos como referente si aun no hay relación con el potencial cliente.

Información relevante a analizar sobre el interlocutor:

4. Conocer la posición que ocupa en la empresa y su nivel de decisión en el proceso de compra es muy relevante (aunque hay empresas donde los Directores de cada departamento seleccionan a los proveedores en muchas ocasiones el Responsable de Compras al final es quien negocia o toma en último lugar la decisión de firmar el contrato). Hoy un jefe de compras se puede jugar su puesto si compra un producto / servicio que no responde a las expectativas ya que la unidad de negocio se lo va a reprochar “Se quiere lo mejor al mejor precio”.

5. Las personas que pueden ejercer influencia sobre él Director de Compras en la empresa, por ejemplo el Responsable del departamento implicado en la utilización del producto /servicio.

6. Sus posibles preocupaciones y motivaciones, estudios y formación…

7. Valorar hasta que punto entrará en aspectos técnicos, por si es necesario ir acompañados de un técnico o especialista de nuestra empresa.

8. Su estilo de compra o las promociones que más aprecia, si la empresa económicamente funciona bien quizás de menor valor al precio que a la calidad.

9. La actitud que tiene hacia nuestra empresa.

10. Las relaciones con otros proveedores. Es conveniente analizar toda la información posible de nuestros competidores en relación con el cliente (las condiciones pactadas, las promociones y acuerdos comerciales que alcanzan, su nivel de servicio, el catálogo de productos…).

2º- FIJAR OBJETIVOS CLAROS

Una vez analizada toda la información marcaremos unos objetivos para la entrevista de ventas que sean realistas, claros, concretos y alcanzables partiendo de las supuestas necesidades del cliente y que se pueden dividir en objetivos cuantitativos y cualitativos.

Dado que no tenemos relación previa con el cliente y es pronto para cerrar proyectos de envergadura un buen resultado puede ser simplemente lograr una segunda reunión más especifica hacia la contratación.

3º- PLANIFICAR BIEN LA ACTUACIÓN

Tras analizar la información y fijar los objetivos, preparar el primer contacto y la presentación.

Establecer las preguntas a realizar para descubrir cuáles son sus necesidades y desarrollar un buen argumentario, estudiando las posibles objeciones que el cliente nos podría plantear y la forma de solucionarlas. Intentar desarrollar una Venta por factores diferenciadores como:

1.- Imagen de marca. (Ej.: Podemos destacar que pertenecemos a una multinacional)

2.- Calidad del producto/servicio. (Ej.: nuestra marca tiene un cierto prestigio).

3.- Confianza en el servicio. (Tenemos un equipo de técnicos altamente cualificados).

4.- Personalización del producto servicio

Reflexionar sobre cuáles son las necesidades y motivaciones del cliente, ya que cuanto más conocimiento tenga mayores posibilidades de éxito. Dado que nos han recibido podemos intuir que les ha interesado alguno de nuestros productos / servicios, actualmente tienen una necesidad a cubrir o se han planteado cambiar de proveedor por diferentes posibilidades (precio, cualidades, funcionalidad, etc…).

Antes de preparar el argumentario tendré que investigar estas necesidades y motivaciones. ¿Qué espera obtener de los servicios que ofrecemos?, ¿Cuáles son las características que más le interesan?

Respecto a nuestro producto / servicio debemos examinar que características pueden llamarle más la atención y sus debilidades para estar preparado si nos preguntan por ellas y si no sabemos algo confirmarle que pediremos la información que solicita a nuestros especialistas.

Una vez estudiado a fondo el producto / servicio procedemos a elaborar un argumentario de venta que incluya los pasos a seguir para realizar y gestionar la venta correctamente, donde se especifique el método de pago, los datos técnicos…

En el argumentario de ventas reflejaremos algunas de las posibles preguntas que nos pueda hacer el cliente y las mejores respuestas que puedo ofrecer. Partiríamos de un argumentario de ventas diseñado y perfilado de manera general que posteriormente se podría ir perfeccionando con un argumentario más específico para la entrevista comercial con cada cliente

Entre otros contenidos podría incluir por ejemplo:

1. Concepto y definición del producto / servicio, mediante unas breves frases que lo describan.

2. Público objetivo con las necesidades de cada uno de los perfiles.

3. Frases de apertura que podemos utilizar en el inicio de la entrevista y cuya finalidad ha de ser la de despertar el interés.

4. Preguntas de sondeo: plantear qué preguntas vamos a realizar para obtener la información sobre las necesidades específicas de nuestro interlocutor.

5. Características técnicas y generales del producto o servicio.

6. Beneficios, ventajas e inconvenientes del producto / servicio comparándolos con otros productos de la competencia.

7. Objeciones que el posible comprador puede plantear ante nuestra oferta.

8. Posibles respuestas a las objeciones que hemos planteado.

También tendremos en cuenta el material que me puede hacer falta llevar a la entrevista: agenda, ordenador portátil, catálogo, precios, tarifas, artículos de prensa, estudios de mercado que remarquen los beneficios de nuestra oferta, material de publicidad, un posible plan promocional…

4º- PREPARACIÓN PSICOLÓGICA ANTES DE LA REUNIÓN

Finalmente, debemos concienciarnos de mantener una actitud positiva demostrando autoconfianza. Dado que el primer minuto de la reunión es crucial mi objetivo sería crear una comunicación fluida. Para ello recomiendo atender a varios aspectos: